浅谈建设工程项目索赔证据管理及其优化路径

当前建筑市场的竞争日趋激烈，依法科学地处理施工索赔问题是承包商维护自身利益，获得合理报酬的必要手段，其中，索赔证据管理水平是索赔成功与否的关键所在。基于此，本文就目前工程项目索赔证据管理的实际情况，对索赔证据的内容、特征以及加强索赔证据管理的意义等方面加以阐述，论文还从承包商的角度，分析了目前国内索赔证据管理的现状与原因，最后，从强化意识、制定制度、培养人才、注重检查四个方面提出了提升索赔证据管理水平的优化路径，以期对承包商在处理索赔事件中掌握主动地位、维护合法权益、提升企业竞争力有所助益。

施工索赔是在施工合同履行过程中，根据法律、合同规定及行业惯例，当事人一方由于另一方未履行合同所约定的义务或者出现了应当由对方承担的风险而遭受实际损失时，通过一定的程序向对方提出给予补偿要求的行为。在此过程中，索赔证据是达到目的的关键。

一、索赔证据介绍及管理意义

（一）索赔证据的内容

索赔证据是指在索赔过程中用以证明索赔事实的根据。一般情况下，可以分为以下几类：

1.证明索赔事件发生的证据。一般应包括事件发生的时间、地点、涉及的单位或具体人员以及能够证明该索赔事件已实际发生的各类资料等。这类证据主要来源于项目施工过程中，合同双方的来往信件、会议纪要、工程签证、发包方书面指令以及项目人员对工程事件的记录等。

2.证明索赔理由的证据。这是指索赔人赖以证明索赔请求成立的证据，也是证明被索赔人负有赔偿责任的关键所在。包括：该工程的招标文件、施工合同文本、补充协议，以及合同履行过程中的双方往来信件、各类会议纪要、备忘录、施工进度记录、签证材料等一切可以证明索赔请求成立的材料。

3.工程索赔计算的证据。这是指计算具体索赔额的证据材料，特别是一些合理、有利的计算方法及计算基数的证据。一般包括证明工程量、工期、计价标准、计算方式、公式等与数据有关的证据材料。具体如合同相关条款、施工日志、施工设备记录、现场人员记录、财务凭证以及法律法规确定的计价方法等。

（二）索赔证据应满足的特性

索赔证据要客观地反映合同实施的实际情况，证明材料要经得起推敲，各种证明材料之间要能够相互印证。索赔证据是证据，必然需要具备证据的三性，即：客观性、关联性、合法性。要了解索赔证据应满足的特性，在搜集整理过程中才能抓住重点、要点，起到四两拨千斤的效果。

1.客观性。客观性是指作为民事证据的材料是客观存在的、不以任何人的主观意志为转移。索赔证据要注意证据的客观性，必须保证相关证明材料是施工过程中发生的真实资料，不得伪造、篡改。

是客观存在的而不是有意伪造的；除此之外，还要求其能客观反映索赔事件。

2.关联性。这是指证据必须与需要证明的案件事实或其他争议事实具有直接或间接的联系。要满足这一点，索赔证据应与索赔事件紧密关联，能说明索赔的原因、事件发生经过、我方所受的损失以及其它具有争议的事实等；另一方面，收集、运用的索赔证据应尽可能相互关联，相互印证、具有逻辑性。

3.合法性。合法性是指提供证据的主体、证据的形式和证据的收集程序或提取方法必须合法。因此，索赔证据的取得必须是通过正常渠道获得的资料、是双方意见的真实体现。如果双方所签订的协议、协议变更、会谈纪要等的关键内容不符合国家法律规定，或通过威胁、利诱、胁迫等手段签订，或恶意伪造的证据，即使有双方签字认可，也不具有法律效力，不能作为认定索赔事件的依据。

除此满足“证据三性”外，索赔证据的取得还应具有及时性。索赔事件的办理是有时效性的，相应地，索赔证据也有一定的时效性，一般情况下，及时搜集证据，能够比较顺利地取得证据，并能够客观真实地反映实际情况，而后补的证据很难得到认可，所以要时刻注意索赔事件的发生，及时地做好搜集整理工作，形成有效的索赔证据，以免超过时效，丧失有利时机。

（三）加强索赔证据管理的意义

目前，我国建筑行业竞争激烈,施工企业的生存非常困难,为了获得项目施工,施工企业通常以利润少风险大的低价进行投标,而索赔便是施工企业中标后有效的赢利补亏手段，其中工程索赔管理越来越成为施工管理的重要组成部分，对于承包商来讲更是一种自我保护、维护正当权益、避免损失和增加利润的手段。

而建设市场的过度竞争，不平等合同条件等问题，给索赔工作造成了许多干扰因素，再加上部分企业证据意识、索赔意识淡薄，索赔证据不充分，导致合同索赔难以进行，使企业蒙受巨大损失，因此加强索赔证据的管理十分必要。索赔证据是施工索赔得以成功的关键，为了成功地进行施工索赔,建筑施工企业必须不断提高索赔管理水平，尤其是索赔证据管理水平。实践证明，任何一个有实力的承包商不仅应具备施工技术和施工能力上的优势，还应该具备强大的资料管理和工程索赔能力。只有既能优化内部施工管理又善于运用索赔证据在索赔事件中把握先机的施工企业，才能在竞争中占据有利地位。

二、索赔证据管理现状及原因分析

在建筑工程中，建设工程合同标的额巨大、权利义务关系复杂，一旦发生索赔事件往往久拖不决，其原因常常在于承包方难以提供有利于自己的索赔依据，难以划分赔偿责任和索赔数额而使企业陷入被动。目前，大部分企业的证据管理并不尽如人意，究其原因，可以从主观和客观两个方面来分析。

（一）主观原因

长期以来，部分施工企业缺乏法制观念和证据意识，甚至不乏企业片面地认为工程索赔不利于与建设单位的合作，会影响后续工程的承包，这就导致索赔事件的处理得不到重视；相应地，索赔证据管理也成了薄弱环节。通常，一个索赔事件可能涉及众多环节中的众多人员，上到领导层下至基层员工，由于法制观念和证据意识的淡薄，这些人员并未对施工过程中各类资料收集和整理的重要性形成统一的认识，基础工作有所缺失，发生索赔事件后，重要资料就很容易出现破损、遗漏、丢失等问题。

（二）客观原因

索赔证据是否完善客观来说与履约资料管理水平直接相关，许多企业缺乏完善、有针对性的规章制度，而这恰恰又是目前企业管理中的薄弱环节，这就导致在实际操作中，往往由于索赔证据缺失，导致索赔失败，使企业蒙受巨大损失。

此外，索赔专门人才的缺乏也是一个重要原因。索赔是一项复杂的工程,参与索赔管理工作人员既要熟悉有关法律法规,又要具有丰富的施工管理经验,而企业大都缺乏索赔管理的专业人员和专职的法律资料管理员，或者虽有却未受到足够的重视。大多数企业虽有专设的法律事务部门，但却让这些部门的人员主要去应付各种诉讼，主要精力并不在合同管理和证据管理方面，甚至有的企业在机构改革中把原有的法律事务部门精减掉。正是这种在管理和人才上的缺失客观上极大地影响了索赔证据的管理。

三、建设工程项目索赔证据管理的优化路径

（一）强化法律意识和证据意识

索赔证据的管理涉及到的人员众多，要统一协调好这项工作，建设工程企业应加强对各层次的管理人员对合同管理及索赔的培训和教育，强化全员的法律意识和证据意识，这是提升建设工程项目索赔证据管理水平的基石。

首先，要认识到加强索赔证据管理的必要性。索赔成功的基础在于充分的事实，确凿的证据，如果合同履行过程中因缺乏证据意识，履约资料的收集整理工作没有做好，造成了索赔证据的破损、残缺、遗漏或者缺失，以后恐将难以补全；其次，要认识到加强索赔证据管理的迫切性。根据实践经验，在索赔不成功的原因中，索赔证据不充分占据了相当大的比例，是当前施工企业的薄弱环节，因此必须马上提起重视，付诸行动；最后，要认识到索赔证据管理的全员性。索赔不只是合同管理人员的事，它牵涉到各个业务系统，只有把全员调动起来，多渠道搜集整理有关的证据，才能使索赔证据更全面、更充分。

（二）完善履约资料管理制度

没有规矩，不成方圆，只有制定了管理制度，有了规范员工行为的准绳，工作才能得到有序开展。索赔工作涉及工程项目管理的各个方面，面对大量的文件资料必须要有一套行之有效的履约证据管理制度作为后盾，健全和完善管理机制，确保文档资料系统、全面地得到管理，保证索赔事件发生时能在最快的时间内取得富有价值的证据材料。

在合同实施过程中，履约资料的收集和整理是一个严谨、细致的工作，不是文件资料的简单的堆砌。在项目管理系统中，应将文档资料管理制度作为项目管理的重要组成部分，通过制定制度的方法明确项目履约生命周期中不同阶段的资料收集管理的内容、标准、要求、份数、保存方法等；除此之外，建立分工明确的资料管理组织体系也十分重要。索赔证据资料涉及面广，相关的部门多，因受业务范围和职位权限的限制，个人难以完成，必须通过具体制度建立组织体系、由专人负责整理、归档、保存,保证各专业人员分工明确，各司其职，将管理贯穿于工程项目全过程、工程实施的各个环节和各个阶段，以求达到更好的经济效果。

（三）培养专职人才，实行管理责任制

对于建设工程履约资料管理而言，人才的培养是极其重要的，人才的专业化，不仅有利于解决索赔事件中的争议事实和赔偿问题，更有利于整个项目管理水平的提高，在这方面我们不能将其仅视为一种兼职工作。目前，国内建设工程企业履约资料管理人才匮乏，大多数企业并未设置专职管理人员，或者负责合同管理的人员不够专业，在这种情况下，加强人员素质培训，培养既懂资料管理，又懂现场的复合型人才至关重要；此外，企业内部应当建立专门的合同索赔管理小组，配置一批精通合同管理、索赔工作的专职人才。

除了培养专职人才外，还应着手建立企业合同和资料管理人员的管理责任制，设定量化考核指标，对因证据意识不强、违反资料管理规定造成企业损失的，追责至个人，以此明确责任，避免相互推诿。

（四）加强检查考核，巩固成果

在建立制度、明确责任后，建设工程企业可以通过组织定期检查验收巩固管理成果。具言之，将项目部履约资料管理情况纳入考核指标中与考核结果挂钩，对履约资料管理好的项目进行表扬和奖励，树立正面榜样，对落后的项目抓典型，并在公司平台进行通报处罚，以督促项目积极做好各类资料的管理工作。同时，项目部也应注重自查自纠，发现问题，立刻着手解决。

在一个索赔事件或工程项目结束后，项目还应履约资料的管理工作进行总结和反思，如管理是否有漏洞、对索赔成功的支持有多大，是否有可以改进之处等，总结经验，分析不足，形成管理成果，有条件的情况下还可把有效的措施和方法集结成册，进行筛选推广，以此推进管理工作的开展、巩固管理成果。

索赔证据是关系到索赔成功与否的重要文件，随着工程索赔的日趋常态化，加强索赔证据的管理，“有理”才能走四方，“有据”才能行的端。成功的索赔证据管理，不仅在于施工企业制度的完善和优化，更在于工程项目管理中各职能人员和职能部门在合同实施的各个环节上所具备的索赔证据管理意识和能力。索赔证据的管理工作是一项复杂的、长期的工作，如今建筑市场竞争日益加剧，施工企业要想在市场竞争中获得长足发展，必须不断转变经营观念，增强法治意识和过程管理理念，以此带动企业更从容地应对索赔事件，促进管理水平的提升、提高企业竞争力。

（作者：中建八局上海公司 陈玲玉）

来源：建筑时报